Partie 2 - Trame de dossier de demande d'autorisation
Le dossier de demande d'autorisation contient deux sous-dossiers :
1. Relatif au porteur du projet et à la nature de la demande d'autorisation
Dans le premier sous-dossier voici les sous-parties :
I] Identification du promoteur
A/ Entité juridique (Nom, Adresse, statut juridique, représentant légal, téléphone de la personne à contacter, mail) B/ Expérience du promoteur dans le milieu de l'aide à domicile, médico-social, sanitaire ou tout autre expérience pour appuyer la demande.
C/ Personne physique renseignement sur le représentant légal, identification de la personne physique qui mettra en oeuvre le projet, expérience dans le secteur et ses connaissances du contexte local.
II] Nature des prestations délivrées et catégories de publics concernés
A/ Nature des prestations délivrées et objet de la demande d'autorisation
La demande d’autorisation porte sur la création d’un service d’aide et d’accompagnement à domicile relevant du 6° (personnes âgées) et/ou 7° (personnes handicapées) de l’article L.312-1 du code de l’action sociale et des familles. Les services d'aide et d'accompagnement à domicile concourent notamment :
Au soutien à domicile ;
A la préservation ou la restauration de l'autonomie dans l'exercice des activités de la vie quotidienne
Au maintien et au développement des activités sociales et des liens avec l'entourage.
Ils assurent les actes essentiels lorsque ceux-ci sont assimilés à des actes de la vie quotidienne, hors ceux réalisés, sur prescription médicale, par les services mentionnés à l'article D. 312-1 du code de l’action sociale et des familles à moins que ces actes ne soient exécutés dans les conditions prévues par l'article L. 1111-6-1 du code de la santé publique et du décret n° 99-426 du 27 mai 1999 habilitant certaines catégories de personnes à effectuer des aspirations endo-trachéales.
Le promoteur pourra également indiquer, s’il souhaite développer d’autres activités de services à la personne non soumises à autorisation (cf. Liste des activités de services à la personne fixés par décret n°2016-750 du 6 juin 2016), mais qui peuvent être proposées en complément (par exemple, portage de repas, entretien de la maison et travaux ménagers, téléassistance, etc).
Mode d’exercice des activités :
Les activités sont réalisées dans les conditions prévues au 3° de l’article L.7232-6 du code du travail : Mode Prestataire
Le promoteur pourra préciser s’il envisage également d’exercer ses activités en mode « mandataire ». Dans ce cas il devra déposer également une demande d’agrément auprès du Préfet (DIRECCTE) du Département, s’il n’en est pas déjà détenteur.
La demande d’autorisation s’accompagne :
De la demande d’autorisation visée à l’article L. 313-1-2 du CASF permettant d’intervenir auprès des bénéficiaires de l’APA ou de la PCH ;
De la demande d’autorisation visée à l’article L. 313-6 du CASF permettant d’intervenir auprès des bénéficiaires de l’aide sociale départementale.
Si le promoteur ne souhaite pas être habilité au titre de l’aide sociale, il devra clairement mentionner qu’il ne sollicite pas cette habilitation.
B/ Catégories de publics concernés
- Personnes âgées
- Personnes handicapées
- Personnes atteintes de pathologies chroniques
Des informations complémentaires pourront être apportées sur :
L’âge (tranches d’âge)
Le sexe
Les particularités des personnes : niveau de dépendance, type de handicap
L’origine géographique (en lien avec la zone d’intervention choisie)
III] Zone géographique d'intervention
Selon l'article L.313-8-1 du CASF : La capacité des services d'aide et d'accompagnement à domicile est exprimée en zone d'intervention.
Le promoteur devra préciser la zone d'intervention :
- L'intégration du département,
- ou sur zone géographique spécifique du département : métropole, commune(s), agglomération(s), etc...
Il pourra être utile pour caractériser sa demande de faire référence au schéma départemental qui opère parfois des découpages territoriaux par bassin de vie/ bassins gérontologique etc.
IV] Etude de besoins
Pour justifier la demande de création ainsi que le choix de la zone d'intervention envisagée, le promoteur devra joindre une étude de besoins comportant :
- Les données démographiques actuelles et à venir (5 à 10 ans) et ciblées sur les personnes âgées, âgées dépendantes ou handicapées en fonction du service.
- Un état des services existants sur cette zone géographique.
2. Relatif à la description des principales caractéristiques du projet
I] Démarches et procédures visant à garantir la qualité de la prise en charge
Cette partie servira à apporter les éléments qui serviront de vérifier que la demande d'autorisation permet de répondre aux règles d'organisation et de fonctionnement applicables aux SAAD et :
Aux dispositions du cahier des charges national des SAAD annexé au décret n°2016-502 du 22/04/16.
Aux autres dispositions du code de l'action sociale et des familles : participations et droits des bénéficiaires du service/évaluations/complémentarités et coopérations envisagées.
A) Avant-projet du service
Les points suivants font partis de l'avant-projet du service :
L'accueil et l'information de la personne : Accueil physique, jours et horaires d'ouverture, accueil téléphonique et astreinte, modalités d'information du bénéficiaire.
L'analyse de la demande et des besoins de la personne et la proposition d'intervention : Un projet individualisé d'aide et d'accompagnement, les modalités permettant de vérifier l'adéquation entre les besoins et les moyens et compétences du service.
L'information et la préparation de l'intervention : Prise en charge d'un nouveau bénéficiaire du service, livret d'accueil, contrat de prestation de service, le règlement de fonctionnement, les modalités d'identification de l'intervenant. Contenu minimal du livret d’accueil
Le nom, le statut, les coordonnées de la personne morale, et la référence d'autorisation
Les coordonnées du ou des lieux d'accueil, les jours et les heures d'ouverture ;
Les principales prestations proposées, leurs tarifs avant déduction d'aide et les conventionnements ;
Les périodes d'intervention et les conditions générales de remplacement des intervenants en cas d'absence;
Les recours possibles en cas de litige à une procédure de médiation conventionnelle ou à tout autre mode alternatif de règlement des différends, en application des dispositions de l’article L. 133-4 du code de la consommation et, pour les prestations destinées aux personnes âgées, aux personnes handicapées ou aux familles fragiles, la liste des personnes qualifiées prévue à l'article L. 311-5 du code de l'action sociale et des familles à laquelle la personne accompagnée peut avoir recours en cas de conflit ;
La possibilité de recourir à une personne de confiance en application des dispositions de l’article L. 311-5-1
Les coordonnées des services du président du conseil départemental territorialement compétent. Les tarifs des prestations proposées avant déduction d'aide et les conventionnements peuvent figurer dans un document annexe joint au livret d'accueil à condition que celui-ci précise que ce document est remis avec le livret.
La Charte des droits et liberté de la personne accompagnée
Le règlement de fonctionnement
La liste des personnes qualifiées établie par le représentant de l’Etat et le Président du Conseil Départemental.
Le formulaire de désignation d’une personne de confiance, si celle-ci n’a pas été désignée.
Contenu du règlement de fonctionnement
Le règlement de fonctionnement indique les principales modalités d'exercice des droits énoncés au présent code (article L.311-3). Il précise les modalités d'association de la famille à la vie de l'établissement ou du service.
Il indique l'organisation et l'affectation à usage collectif ou privé des locaux et bâtiments ainsi que les conditions générales de leurs accès et leur utilisation.
Il précise les mesures relatives à la sûreté des personnes et des biens.
Il prévoit les mesures à prendre en cas d'urgence ou de situation exceptionnelles.
Il fixe les modalités de rétablissement des prestations dispensées par l'établissement ou le service lorsqu'elles ont été interrompues.
Informations à faire figurer dans le contrat de prestations de service
La durée, la fréquence, le type et prix de la prestation avant prise en charge, estimation du montant restant à charge si l'information est disponible.
La réalisation de la prestation : modalités de respect de la prestation prévue et les outils mis en place, les conditions et modalités de modifications de la prestation, la facturation/attestation fiscale annuelle.
Le contenu de la facture
Nom et adresse de la personne morale, numéro et date d'enregistrement de la déclaration + numéro et date dé délivrance de l'agrément, nom et adresse du bénéficiaire, nature des services fournis, montant des sommes au titre de la prestation de service, numéro d'immatriculation de l'intervenant, taux horaires, décompte du temps passé, prix des prestations, frais de déplacement.
Le contenu de l'attestation fiscale Nom, adresse et numéro d'identification de la personne morale, numéro et date d'enregistrement de la déclaration, nom de la personne ayant bénéficié du service son adresse et le numéro de son compte ainsi que le montant effectivement acquitté, un récapitulatif des interventions avec le nom et le code identifiant de l'intervenant ainsi que la date et la durée de l'intervention.
Le suivi de la prestation : Le dispositif de suivi individualisé des prestations, la gestion des évènements indésirables, le traitement des réclamations et la gestions des conflits, le traitement des situations de maltraitance.
La continuité et la coordination des interventions : Les modalités de coordination entre les différents intervenants, les moyens mis en oeuvre pour garantir la continuité des prestations auprès des personnes accompagnées.
B) L'énoncé des dispositions propres à garantir les droits des personnes accompagnées.
L'énoncé des droits de la personne accompagnée : Selon l'article L.311-3 du code de l'action sociale et des familles : le service s'engage à garantir à toute personne accompagnée. Le respect de sa dignité, de son intégrité, de sa vie privée, de son intimité, de sa sécurité, de son droit à aller et venir librement. Sous réserve des pouvoirs reconnus à l'autorité judiciaire : le libre choix entre les prestations adaptées qui lui sont offertes soit dans le cadre d'un service à son domicile, soit dans le cadre d'une admission au sein d'un établissement spécialisé. Une prise en charge et un accompagnement individualisé de qualité favorisant son développement, son autonomie et son insertion : selon son âge et ses besoins tout en respectant son consentement ou de son représentant légal. Confidentialité des informations la concernant. L'accès à toute information ou document relatif à sa prise en charge sauf dispositions législatives contraires. Une information sur ses droits fondamentaux et les protections particulières légales et contractuelles dont elle bénéficie, ainsi que sur les voies de recours à sa disposition. La participation directe ou avec l'aide de son représentant légal à la conception et à la mise en oeuvre du projet d'accueil et d'accompagnement qui la concerne.
Les moyens mis en œuvre pour garantir le respect effectif des droits et libertés individuels :
La remise d’un livret d’accueil auquel sont annexés la charte de des droits et libertés de la personne accueillie,
L’élaboration d’un règlement de fonctionnement
L’information de la personne accompagnée sur la possibilité de faire appel à une personne qualifiée choisie sur une liste établie conjointement par le représentant de l’Etat et le Président du Conseil Départemental
L’information de la personne accompagnée sur la possibilité de désigner une personne de confiance conformément aux dispositions de l’article L.1111-6 du code de la santé publique
La signature d’un contrat de prestation de service définissant les objectifs et la nature de la prise en charge
L’élaboration d’un projet de service établit pour 5 ans
La mise en place d’une forme de participation des personnes bénéficiaires. Dans les services d’aide et d’accompagnement à domicile, la mise en place d’un Conseil de la vie sociale n’est pas, en tant que telle, obligatoire. La participation des personnes accompagnées peut prendre une autre forme et devra, a minima, être garantie par la réalisation annuelle d’enquêtes de satisfaction. Le promoteur précisera les formes de participation qu’il entend mettre en place.
Autres formes de participation (Article D311-21 du code de l’action sociale et des familles) La participation prévue à l'article L. 311-6 peut également s'exercer selon les modalités suivantes : 1° Par l'institution de groupes d'expression institués au niveau de l'ensemble de l'établissement, du service ou du lieu de vie et d'accueil, ou d'un service ou d'un ensemble de services de ceux-ci ;
2° Par l'organisation de consultations de l'ensemble des personnes accueillies ou prises en charge ainsi que, en fonction de la catégorie de personnes bénéficiaires, les familles ou représentants légaux sur toutes questions concernant l'organisation ou le fonctionnement de l'établissement, du service ou du lieu de vie ou d'accueil ; 3° Par la mise en œuvre d'enquêtes de satisfaction. Ces enquêtes sont obligatoires pour les services prenant en charge à domicile des personnes dont la situation ne permet pas de recourir aux autres formes de participation prévues par la présente sous-section. C) L'évaluation des prestations et la démarche continue d'amélioration de la qualité.
L'évaluation interne :
L’évaluation interne de l’activité et de la qualité des prestations délivrées par le service, prévue au premier alinéa de l'article L. 312-8 du code de l’action sociale et des familles, repose sur une démarche continue retracée chaque année dans le rapport d'activité.
Les résultats de l’évaluation interne seront communiqués au Président du Conseil Départemental ayant délivré l'autorisation tous les cinq ans. Le promoteur détaillera dans le dossier :
Les modalités de pilotage de l’amélioration continue de la qualité : personne responsable de la mise en œuvre de la démarche/constitution d’un comité de pilotage/indicateurs
Les modalités de réalisation des audits internes portant sur l’application des dispositions du cahier des charges national des services d’aide et d’accompagnement à domicile
Le contenu du rapport d’activité annuel, lequel doit permettre de retracer l’état d’avancement de la démarche d’évaluation interne. Afin de réaliser son évaluation interne, le service s’appuiera sur :
Les dispositions du cahier des charges national des services d’aide et d’accompagnement à domicile annexé au décret n°2016-502 du 22 avril 2016 ; Les recommandations de l’ANESM et notamment : o La conduite de l’évaluation interne dans les établissements et services visés à l’article L.312-1 du code de l’action sociale et des familles (juillet 2009) o L’Evaluation interne : repères pour les services à domicile au bénéfice des publics adultes (avril 2012) o Repérage des risques de perte d’autonomie ou de son aggravation pour les personnes âgées – volet domicile (juin 2016) o Le questionnement éthique dans les établissements sociaux et médico-sociaux (octobre 2010) o La bientraitance : définition et repères pour la mise en œuvre (juillet 2008) o Mission du responsable de service et rôle de l’encadrement dans la prévention et le traitement de la maltraitance à domicile (septembre 2009) o Le soutien des aidants non professionnels. Une recommandation à destination des professionnels du secteur social et médico-social pour soutenir les aidants de personnes âgées, adultes handicapées ou souffrant de maladie chronique vivant à domicile (Janvier 2015)
L'évaluation externe :
Le service fera procéder à l'évaluation de ses activités et de la qualité des prestations qu'il délivre par un organisme extérieur habilité par l’ANESM. Le service procédera à deux évaluations externes entre la date d’autorisation et son renouvellement, selon le calendrier suivant : o La première évaluation externe sera effectuée au plus tard sept ans après la date de l'autorisation o et la seconde au plus tard deux ans avant la date de son renouvellement. Les résultats de cette évaluation seront communiqués au Président du Conseil Départemental ayant délivré l'autorisation.
Les autres dispositions mises en œuvre visant à l’amélioration continue de la qualité :
La certification de services, la Charte Nationale Qualité des services à la personne, le label Handéo (pour les services intervenant auprès des personnes handicapées), la réalisation annuelle d’enquêtes de satisfaction auprès des personnes accompagnées. Le promoteur pourra également s’appuyer sur le schéma départemental en faveur des personnes âgées et handicapées qui fixe parfois des orientations et des indicateurs portant sur les services à domicile (formation des intervenants, actions de prévention, ...).
D) Les modalités de coopération envisagées.
Cette partie vise à démontrer que le promoteur dispose d’une bonne connaissance du secteur sur lequel il entend développer son activité et donc des institutions, organismes et acteurs intervenants dans le secteur des personnes âgées et/ou des personnes handicapées.
De même, les politiques publiques qu’elles soient nationales, régionales ou départementales mettent de plus en plus l’accent sur le parcours de la prise en charge des personnes âgées ou handicapées, et la fluidité de celui-ci.
Le promoteur détaillera les complémentarités qu’il entend mettre en œuvre notamment avec :
o La MDPH, les Maisons départementales de l’autonomie, Mairies-CCAS, MAIA, CLIC o Le secteur sanitaire : notamment dans le cadre des retours à domicile (HAD) o Les autres structures médico-sociales : SSIAD, SPASAD, EHPAD (notamment accueil de jour et hébergement temporaire) ; o Les associations d’usagers ; o La collaboration avec les autres lieux de socialisation (sports, culture, loisirs, etc.) pourra également être développée.
Le degré de formalisation des partenariats prévus pourra être précisé en joignant à l’appui du dossier tout élément d’information utile : lettre d’intention, conventions de partenariat....